放課後等デイサービスの業務日誌テンプレート（Excel・無料）｜書く項目と記録の決まり
放課後等デイサービスの業務日誌は、その日の職員の勤務、利用した子ども、活動、出来事、引き継ぎを1枚にまとめる記録です。 この記事では、業務日誌に書く項目と、支援記録や勤務表などほかの記録との違い、関係する国の基準を整理します。
Excelの参考テンプレートを無料でダウンロードできます。様式や必要な項目は、指定権者（都道府県・市区町村）や事業所の運用によって異なるため、実際の運用に合わせて調整してご利用ください。
1. 業務日誌とは
業務日誌は、事業所の1日の運営を記録するものです。業務日報と呼ぶ事業所もあります。 国の基準に「業務日誌」という名前の様式は定められていないため、何をどこまで書くかは事業所で決めます。
一方で、サービス提供の記録、勤務の体制、事故の記録などは、基準で記録や保存が定められています。 業務日誌をこれらとどう分けるか、どこまで兼ねるかを先に決めておくと、同じことを何度も書かずに済み、記録の漏れにも気づきやすくなります。
2. 業務日誌に関係する決まり
国の基準（児童福祉法に基づく指定通所支援の事業等の人員、設備及び運営に関する基準）のうち、日々の記録や確認に関係するのは次の規定です。 放課後等デイサービスには、児童発達支援の規定が第71条で準用されています。
| 決まり | 内容 |
|---|---|
| 基準 第21条（サービスの提供の記録） | 支援を提供した際は、提供日・内容その他必要な事項を、提供の都度記録し、保護者から提供したことの確認を受けることが定められています。解釈通知では、提供日、提供した支援の具体的な内容、利用者負担額などを記録するとされています。 |
| 基準 第38条（勤務体制の確保等） | 事業所ごとに従業者の勤務の体制を定めることが定められています。解釈通知では、原則として月ごとに勤務表を作り、従業者の日々の勤務時間、常勤・非常勤の別、管理者との兼務関係などを明確にするとされています。 |
| 基準 第66条（従業者の員数） | サービスを提供する時間帯を通じて、児童指導員または保育士を、障害児の数が10人までなら2人以上置くことなどが定められています。 |
| 基準 第52条（事故発生時の対応） | 事故が起きた場合は、都道府県・市町村・家族などへ速やかに連絡し、事故の状況と採った処置を記録することが定められています。 |
| 基準 第54条（記録の整備） | 従業者・設備・備品・会計に関する記録を整備し、提供の記録や事故の記録などは、支援を提供した日から5年間保存することが定められています。 |
条文はe-Gov法令検索で確認できます。解釈通知の内容は、自治体が公開している自主点検表にも引用されています（例：大津市の自主点検表（2026年度版））。実際の運営は都道府県・市の条例に基づくため、追加の決まりがある場合もあります。所在地の指定権者の自主点検表や運営指導の資料も確認してください。
3. 業務日誌に書く項目
参考テンプレートには、次の項目を入れています。事業所で必要な項目が別にある場合は追加してください。
| 項目 | 書く内容 | 残しておく理由 |
|---|---|---|
| 基本情報 | 日付、天気、営業時間、サービス提供時間、記入者 | 授業のある日と休業日で提供時間が変わるため、その日の時間を残す |
| 出勤職員 | 氏名、職種、出勤・退勤の時刻、休憩、送迎の担当 | サービス提供時間中に、誰が何時から何時までいたかを後から確認しやすくする |
| 利用児童 | 出欠、来所・退所の時刻、迎え・送りの場所、欠席の連絡 | 利用人数と職員の人数を同じ日の記録で見比べられるようにする |
| 活動内容 | その日の全体の活動と、個別に記録した児童 | 個別の支援の内容は支援記録に書き、日誌では全体の流れを残す |
| ヒヤリハット・事故 | 有無、起きた時刻・場所・内容、その場の対応 | 事故は事故記録にも残し、連絡が済んでいるかを確認するきっかけにする |
| 連絡・引き継ぎ | 保護者・学校からの連絡、来客、翌日以降への引き継ぎ | 口頭で済ませた連絡を、次の勤務の職員が確認できるようにする |
| 確認 | 記入者と、管理者・児童発達支援管理責任者の確認 | 書いた内容を誰が確認したかを残す |
送迎について、便ごとの運転者・同乗者や時刻を詳しく残す場合は、日誌とは別に送迎記録を作ると整理しやすくなります。 送迎記録の項目と記入例は「送迎記録簿テンプレート」で紹介しています。
4. 参考テンプレートの使い方
以下のExcelは、1日分を1枚にまとめる業務日誌の参考様式です。入力例を灰色の小さな文字で入れているので、事業所の運用に合わせて書き換えてから使ってください。 職員や利用児童の行が足りない場合は、行を追加してください。
このテンプレートは参考様式です。指定権者が示す様式や記載事項がある場合は、そちらを優先してください。支援記録・事故記録・勤務表など、基準で定められた記録の代わりになるかは、施設の運用と指定権者の案内を確認してください。
業務日誌の参考テンプレートをダウンロードする（Excel）5. 支援記録・勤務表・実績記録票との違い
事業所の日々の記録には、業務日誌のほかに次のようなものがあります。それぞれ目的が違うため、業務日誌だけで全部を済ませようとせず、役割を分けておくと確認しやすくなります。
| 記録 | 主に残すこと | 関係する決まり |
|---|---|---|
| 業務日誌 | 1日の事業所の運営（職員、利用児童、活動、出来事、引き継ぎ） | 施設で決める（国の基準に名前のある様式ではない） |
| サービス提供の記録 | 提供日、提供した支援の具体的な内容、利用者負担額など | 基準 第21条。保護者の確認を受ける |
| 支援記録（ケース記録） | 子どもごとの様子や支援の経過 | 施設で決める。サービス提供の記録を兼ねる事業所もある |
| 勤務表・出勤簿 | 職員ごとの日々の勤務時間、常勤・非常勤の別、兼務 | 基準 第38条と解釈通知 |
| サービス提供実績記録票 | 請求のための、利用日ごとの提供状況と加算 | 請求の様式。保護者の確認欄がある |
| 事故・ヒヤリハットの記録 | 事故の状況と採った処置 | 事故は基準 第52条 |
業務日誌の出勤職員や利用児童の欄は、勤務表や実績記録票と同じ日の内容を見比べるときの手がかりになります。 月末に、日誌の出欠と実績記録票、日誌の出勤時刻と勤務表が合っているかを照らし合わせると、記入漏れに気づきやすくなります。
6. 書くときの注意点
- その日のうちに書く。時刻は予定ではなく、実際の出勤・退勤や来所・退所の時刻を書く
- 個別の様子や支援の内容は、事実と評価を分けて子どもごとの記録に書き、日誌では誰について記録したかを残す
- 事故は日誌だけで済ませず、事故の記録にも残し、家族・市町村などへの連絡が済んでいるかを確認する
- あとから直すときは、元の記載を消さずに、直した日と直した人が分かるようにする
- 子どもや家族の情報が入るため、保管場所と見られる職員を決めておく
7. よくある質問
業務日誌は必ず作らないといけませんか？
国の基準に「業務日誌」という名前の記録の作成は定められていません。 ただし、サービス提供の記録、勤務の体制、事故の記録などは定められているため、それらをどの記録で残すかを決めておく必要があります。指定権者の案内もあわせて確認してください。
支援記録と業務日誌を1つにまとめてもよいですか？
まとめる事業所もあります。ただし、サービス提供の記録（提供日・内容・利用者負担額など）は、基準で保護者の確認を受けることが定められています。 子どもごとの支援記録や実績記録票でこの記録と確認をしている事業所もあるため、1枚にまとめる場合は、子どもごとの記録が後から取り出せるか、保護者の確認をどこで受けるかを確認してください。
手書き・Excel・アプリのどれで残せばよいですか？
国の基準では、書面で作成・保存するとされている記録の多くを、電磁的記録（電子データ）で行うことができるとされています。 保存期間や出力の方法に指定権者の決まりがないかを確認したうえで、事業所で続けやすい方法を選んでください。
8. 送迎の予定と変更の確認を、日誌の前に整える
業務日誌の利用児童の欄は、その日の出欠と送迎の予定が土台になります。 欠席や迎えの時間の変更が電話・連絡帳・LINEなどに分かれていると、日誌を書く段階で確認し直すことになりがちです。 当日の変更の受け方は「送迎の当日変更の受け方」にまとめています。
pick!は、保護者が登録した送迎予定と変更を、施設のスタッフがカレンダーでまとめて確認できるアプリです。業務日誌を作成・保存するものではありません。
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送迎予定と変更の確認から、小さく試せます
保護者が登録した送迎予定と変更を、施設のスタッフがまとめて確認できます。今の送迎管理に合うかを、一部の運用から確認できます。
保護者への案内は、施設内で確認してから段階的に進められます。
参考様式の利用や記載項目の判断は、事業所の運用と指定権者の案内を確認して行ってください。