【テンプレートあり】放課後等デイサービスの送迎表の運用方法と注意点

1. 保護者にお渡しする送迎希望表のサンプル

まず、日々の送迎を管理する上で、 利用者が「いつ」「どこで」「何時に」送迎を希望しているのかを知らなければなりません。
口頭や電話などで聞き取りを行うのも良いですが、 こちらの送迎希望表を保護者にお渡しし、 期日までに記入していただくような運用が良いでしょう。

2. スタッフが管理する送迎予定表のサンプル

保護者から送迎希望表を回収したり、聞き取りを行ったりした後は 日付ごとに送迎をまとめていく作業になります。
この作業は手作業になりますのでミスが発生しやすいので、 ダブルチェックしながらやっていくことをお勧めします。

3. 送迎表を使う時の注意点

送迎表を使えば、送迎が必要な子供の把握、送迎時間や場所の管理が楽になりますが、 いくつかの運用上の注意点がございます。
実際に送迎表を使って運用される前にご一読ください。

運用上の注意点

• 個人情報として管理
送迎表には利用者の名前や送迎場所を記載しますが、 これらは個人情報でもあります。 送迎時間や場所をスタッフ間で共有するために 複数枚印刷してスタッフが持ち歩くような運用が想定されますが、送迎表の紛失など、関係者以外に漏洩することがないように厳重に管理しましょう。
• 保護者とのコミュニケーションが必要
送迎表があっても、送迎に関しての保護者とのコミュニケーションはなくなりません。 送迎の希望を聞き出す時や送迎予定に変更があった時など、頻繁にコミュニケーションを交わす必要があります。 送迎表はコミュケーションのためのツールとしてご活用ください。
• スタッフ同士の情報共有
スタッフ同士の情報共有も頻繁に行う必要があります。 保護者から口頭で伝えられた送迎予定の変更などは、他のスタッフに共有し、もれなく送迎表に反映しなければなりません。 共有漏れが送迎の行き違いにつながる可能性もありますので、 注意しましょう。
• 期日内に回収できないこともある
保護者に「送迎希望表」の記載と提出を求めた際、 必ず期日内に回収できるとは限りません。 回収ができない理由としては「保護者が仕事で忙しくて希望が書けなかった」「タイミングが悪くて受け取れなかった」 などが挙げられます。
送迎希望を受け取れないと、送迎計画が立てられなくなり、 業務全体に支障きたす場合がございますので注意が必要です。
• 書き方は人それぞれ
保護者が書く送迎希望表やスタッフが書く送迎予定表は 枠が決められていてフォーマットが統一されていても、 書き方が各々で違います。
特に送迎希望表は「〇しか書いていない」場合や「矢印で簡単に記載しているのみ」の表を受け取ることもあります。
このため、必要最低限の記載事項を保護者に伝えておく、 もしくはスタッフ間で共有しておく必要があります。
※運用インタビュー「メモ用紙とExcelでの管理は大変だった」をご参照ください。

4. 送迎表を作成してくれるおすすめのツール

上述のように、送迎表を作り上げるまでには保護者との多くのやりとりをしながら、スタッフ間での正確な情報共有も欠かせません。 これがほぼ毎日のように行われる業務ですので、 できるだけ削減したいところです。
私たちが開発した送迎スケジュール管理アプリ「」を使えば、保護者と事業所が送迎情報を共同で管理することできますので、 送迎に関するやりとりのミスや手間を削減することができます。
この機会にぜひ検討してみてはいかがでしょうか？

まとめ