②時間と場所が近い利用者ごとにまとめる
③送迎に使う車の乗車人数を加味しながら、誰と誰を一緒に送迎するか決める
- 相性の良くない子供同士は一緒に送迎しないことも考慮しておくと良いです
- 対応の難しい子供の場合はスタッフが2人以上同乗することも検討して良いかもしれません
④もし、どうしても時間変更などを行う必要があるときは保護者に連絡を入れましょう
⑤送迎予定表が完成した後でも、変更はすぐに反映させ他スタッフにも共有しましょう
放課後等デイサービスで利用される送迎表は、 送迎業務の有無やスケジュールをまとめた表のことです。 送迎表には、送迎する子供たちの名前や送迎日、 送迎する場所と時間、担当のスタッフなどが記載されています。
この記事では、「保護者にお渡しする送迎の希望表」と「スタッフが管理する送迎予定表」を例に挙げながら、 施設で送迎表を使う上での注意点とともに、 これらの運用方法をまとめていきます。
まず、日々の送迎を管理する上で、 利用者が「いつ」「どこで」「何時に」送迎を希望しているのかを知らなければなりません。
口頭や電話などで聞き取りを行うのも良いですが、 こちらの送迎希望表を保護者にお渡しし、 期日までに記入していただくような運用が良いでしょう。
①翌月分の希望表の日付や休日を修正する
②中旬あたりから保護者に配布し始める
③配布するときに「〇日までにご提出お願いします」と期日を伝える
④期日までに再度お会いし、希望表を回収
⑤記入の不備などは、できるだけその場で確認をとる
⑥期日までの回収ができない場合は、電話などで聞き取りを行う
保護者から送迎希望表を回収したり、聞き取りを行ったりした後は 日付ごとに送迎をまとめていく作業になります。
この作業は手作業になりますのでミスが発生しやすいので、 ダブルチェックしながらやっていくことをお勧めします。
送迎表を使えば、送迎が必要な子供の把握、送迎時間や場所の管理が楽になりますが、 いくつかの運用上の注意点がございます。
実際に送迎表を使って運用される前にご一読ください。
上述のように、送迎表を作り上げるまでには保護者との多くのやりとりをしながら、スタッフ間での正確な情報共有も欠かせません。 これがほぼ毎日のように行われる業務ですので、 できるだけ削減したいところです。
私たちが開発した送迎スケジュール管理アプリ「」を使えば、保護者と事業所が送迎情報を共同で管理することできますので、 送迎に関するやりとりのミスや手間を削減することができます。
この機会にぜひ検討してみてはいかがでしょうか?
今回は送迎表を使う上での注意点と実際の運用方法について解説しました。
送迎表を活用することで、送迎業務の効率化やスムーズな運用が期待できる反面、 個人情報の観点でのリスクがあることや、 保護者とのコミュニケーションなしでは運用自体が難しいことをお伝えしました。
これらの難しさを軽減するためにも、 送迎スケジュール管理アプリ「pick!」をぜひご検討ください。