【効率よく送迎表を作る】放課後等デイサービスの送迎表作りの流れ

1. 必要な情報と制約を確認する

まず、今回の送迎表を作るために必要な情報が揃っているか確認します。

• 利用予定の利用者
• 休み・追加利用
• 学校や自宅などの送迎先
• 下校時刻、迎えや送りの希望時間
• 使用できる車両と定員
• 担当できる職員と勤務時間
• 同乗時に配慮したい組み合わせ
• 施設へ戻る必要がある時間

連絡が複数の場所に分かれている場合は、どこまで送迎表へ反映したかも確認します。 未確認の情報を残したまま割り当てを始めると、後から広い範囲を組み直すことがあります。

Excelで作成する場合も、今回の利用者や変更点、確認状況を整理できる形にしておきます。 送迎表の項目やテンプレートについては、放課後等デイサービスの送迎表の運用方法と注意点で詳しく紹介しています。

2. 過去の送迎組みを確認する

今回と条件が近い過去の送迎組みを探します。 日付が新しいものを選ぶだけでなく、次の点が似ているかを見ます。

• 曜日
• 通常授業、短縮授業、長期休暇などの学校日程
• 利用者の組み合わせ
• 使用する車両
• 職員体制

すべてが同じでなくても、共通する利用者や送迎先が多ければ下書きとして使えます。 今回と異なる条件は、この段階で印を付けておくと後の確認がしやすくなります。

3. 継続利用者を仮配置する

過去の送迎組みにも今回の予定にも含まれる利用者は、 同じ車両・便へいったん仮配置します。

ここでは割り当てを確定しません。 変更の少ない部分を先に置き、今回新たに考える必要がある範囲を見つけることが目的です。

4. 休み・追加・時間変更を反映する

次に、過去の送迎組みから変わった内容を反映します。

1. 休みや送迎不要の利用者を外す
2. 追加利用者を加える
3. 下校時刻や希望時間の変更を直す
4. 送迎先や保護者迎えなどの変更を直す

先に休みを反映すると、空いた座席や時間を確認してから追加利用者を配置できます。 変更箇所だけを順番に処理することで、変える必要のない送迎組みを残しやすくなります。

5. 新しい利用者を近い地域ごとに仮配置する

過去の送迎組みにいない利用者は、送迎先が近い利用者や、 同じ方面へ向かう車両を手がかりに仮配置します。

地域が近いだけで配置を確定せず、希望時間や車両の定員などは次の手順で確認します。 この段階では、検討する車両や便の候補を絞ることを優先します。

6. 時間、定員、同乗条件、ルート、職員体制を確認する

仮配置ができたら、送迎組み全体を次の順で確認します。

• 学校への迎えや自宅への送りが必要な時間に合うか
• 利用者と同乗する職員を含め、車両の定員内に収まるか
• 同乗時に配慮したい条件へ対応できているか
• 送迎先を回る順番と移動時間に無理がないか
• 送迎に出る職員と施設に残る職員の体制を組めるか

一つの条件だけを見るのではなく、車両ごと・便ごとに関連する条件をまとめて確認します。 施設ごとに確認事項は異なるため、普段使っている確認基準もここで照合します。

7. 条件に合わない部分を調整する

条件に合わない利用者や便が見つかったら、送迎組み全体を作り直す前に、 どの条件が合っていないかを特定します。

たとえば定員が合わない場合は別の車両、時間が合わない場合は別の便、 ルートが長くなる場合は近い方面の組み合わせを検討します。 それでも合わない場合は、関係する利用者の時間調整が可能かを施設の運用に沿って確認します。

変更する範囲を絞り、動かした利用者と同じ便にいる利用者だけを再確認すると、 別の条件を見落としにくくなります。

8. 完成した送迎表と送迎組みを保存する

確認が終わったら、今回使う送迎表と、再利用できる送迎組みを保存します。

送迎表は今回の実施用として保存し、送迎組みは次回の下書きとして再利用できる形で残します。

送迎表には日付と更新状況が分かる情報を付けます。 送迎組みには「月曜日の通常授業」「短縮授業」「長期休暇」など、 後から条件を探せる名前を付け、今回だけの変更点も残します。

次回は保存した送迎組みから近い条件のものを選び、同じ8つの手順で差分を反映できます。