運用事例のご紹介
pick!をご利用いただいている事業所の
運用状況をインタビューしました
このページでは、実際にpick!をご利用いただいている事業所にインタビューし、 導入前から導入直後、そして現在の順に送迎管理が どのように変わっていったかをご紹介しています。
以下の事例を通じて、pick!が放課後等デイサービスの運用にどのように浸透し、 業務の効率化やミスの軽減にどのように貢献しているのかをご覧ください。
【スタッフに聞いてみた】メモ用紙とExcelでの管理は大変だった...
いつもpick!をご利用いただきまして、誠にありがとうございます。 今日はpick!のこと含め、送迎業務全体の運用状況について インタビューさせていただければと思います。
早速なのですが、
pick!を導入する前はどうやって送迎を管理していたのですか？
保護者さんからお聞きした利用日と時間と場所を紙とExcelで管理していました。 Excelのフォーマットがあって、その通りに入力して、印刷して...。
必要な情報は全て手入力していましたね。
誰か決まったスタッフが入力していたわけではなく、 全員が情報を入力していました。
ただし、PCが使えないスタッフもいて、 そのスタッフは入力作業を行っていませんでした。
送迎の日時や場所について、保護者さんとはどのようにやりとりしていたのですか？
うちの施設ではお子さんの送迎時に、出来るだけ親御さんに会うようにしているんですよ。
その時にExcelのフォーマットを印刷してメモ用紙としてお渡しし、 保護者さんに記入していただいて、回収していました。
月の中旬、20日あたりにお渡しして月末までに回収していましたね。
この期間中に、何度か保護者さんに声をかけて、メモの提出を促していましたよね。
なかなか直接お会いできない保護者さんもいらっしゃって、電話で聞いたり、 どうしようもない時はFAXをしたことや手紙を残したこともありましたね。
送迎のことをお聞きするだけでも、だいぶ苦労されていたのですね。
そうなんですよ〜笑
回収したメモ用紙も、保護者さんによって書き方が変わるんですよね。
なので、回収した後もまとめるのが大変だった記憶があります。
でもこれをやっておかないと、その日に必要なスタッフの人数が決まらないので、 特に月初では急いでやっていましたね。
月末に回収、もしくは電話やお手紙、FAXでのやり取りが完了し、人員の配置が決まった後に 変更されることなどは無かったのですか？
ありましたよ！
今でもそうですが、月に20日以上は変更のご連絡をいただきますね。 学校行事の日程がなかなか決まらず、確定するのがどうしても遅くなることもあるんですよ。
変更のご連絡は保護者さんからいただけるのですか？
メモや電話でいただけることもありますが、多くの場合は送迎時にスタッフが 都度都度で確認していますね。
スタッフはそれぞれで保護者さんとやり取りをしています。
そのため、スタッフ同士の共有にもミスがないように気をつけないといけないということもありますね。
送迎に関しての保護者さんとのやり取りは、月の特定の時期によらず、スタッフが毎日、全員体制で管理しているのですね。
※画像をクリックすると拡大できます
使用していたメモ用紙は日付の欄に保護者が記入できる様式でした。
ただ、これだと「利用するかどうかのみ、〇と×で記入（左図）」する保護者や、
「送迎の時間を記入しているが場所は未記入（右図）」にする保護者がいたり、 書き方が統一されず、事業所でまとめるのに苦労していたことがわかります。
また、足りない情報は過去の送迎情報をもとに、スタッフが穴埋めしていたのですが、 認識違いも起こりうるため、確認のための再度のやり取りを保護者と行なっていたそうです。
お聞きした感じですと、送迎のミスが起きないように、かなり綿密に取り組まれていたと思いました。
それでも何かしらのミスは起きるのですか？
大きなミスはありませんでしたが、送迎場所や日時に関しての認識違いはありましたね。
どれだけ正確にやろうとしても、やはり人間がやるのでミスは発生してしまい、、
ミスがあったら、その事業所のメンバー全員に共有し、次にミスをしないようにどうするか、 といったことを話し合っていました。
常に2人体制で、指差しや声出しで確認をしたり、、、
この後もメモ用紙とExcelで管理していた頃の苦労話は続きました。
まとめると、
- フォーマットは同じでも保護者によって書き方が異なり、まとめるのも一苦労だった
- 保護者に会えない、連絡がつかないことがしばしばあった
- スタッフ間の共有にも注意しなければならない点は多くあった
といったことがあったようです。
次ページ：pick! 導入の決め手は？
実際に使われていたフォーマットは、 カレンダーの各日付の箇所に保護者が記入できるような書式になっていました。
一見、保護者が送迎の時間や場所を記入するには問題ないように思えますが...