【便利さって何？】放デイ勤めの現役エンジニアが損をしないアプリの選び方を伝える

1. 紙やエクセルでも十分に運用はできる

多くの業務は口頭でのやり取りや紙・エクセルを使った管理でも対応できます。
例えばスタッフと保護者のやり取り。
送迎時などで対面することがありますので、その時に会話ができます。 利用予定表の作成に関しても、エクセルを使えば 自分好みのわかりやすい表を作成・管理することができます。 印刷すれば保護者に共有することもできます。
紙やエクセルがあれば、ほとんどの業務を完遂することができるでしょう。
つまり、アプリの導入が必要な時というのは「できるけどやりづらい」という時なのです。

2. すでにある無料で使えるアプリは超優秀です

「できるけどやりづらい」ことに対応しようとした場合、 一般的に使われている無料のアプリを使うことも検討できるでしょう。
例えばGoogle関連のアプリ。
Google MapやGoogleCalendarを使えば、送迎の管理ができるようになります。 また、LINEを使えばスタッフ間や保護者とのやり取りも行えます。 先ほどのExcelがあれば経費や利用人数などの数字的な管理も行えるでしょう。
これらのアプリは非常に多くの場面で活用することができ、実際に放デイの現場で活用している事業所も多くあるかと思います。

ただし、これらは一般向けのサービスとなっているため、 「こんな機能があったら」「こんなふうに使えたら」 「この機能は必要なくて」などの細かな困りごとが出てきます。
これらのニーズに応えるべく、 その業態に特化した機能を搭載したアプリが開発されています。

3. 自分に必要な機能は何？たくさんあれば便利じゃないの？

では、必要な機能はなんでしょうか？
アプリは多くの人が使うことを前提に作られることが一般的ですが、 使う人それぞれで求める機能や操作感は異なるかもしれません。
そうすると「思い当たる全ての機能があれば便利ではないか」と考えることもできます。
しかし、それは多くの場面で「使いづらさ」に繋がります。

例えば音楽プレーヤーを想像してみてください。
再生ボタン、停止ボタン、早送りのボタンなど、 数個のみのボタンがあります。
では、クラブなどでDJが使うDJコントローラーはどうでしょう？
複数の音源をミックスしたり、エフェクトをかけたりと、 音楽をより細かく調整できます。
いつも皆さんが使っている音楽プレーヤーと DJの音楽プレーヤーは同じ音楽に対してなんらかの操作ができるツールです。
そして、DJの音楽プレーヤーの方が明らかに「多機能」です。

でも、日常の中では逆に使いにくいと思いませんか？
そんなに多くの機能って必要ないですよね。
ここからわかることは「多機能だから便利」ではなく「必要な機能が必要な数だけあるから便利」ということなんですね。

【DJコントローラー】
曲を細かく調整するために必要なさまざまなボタンがありますが、 日常で音楽を聴くときには必要のないボタンが多いです。
機能が多いと逆に使いづらく感じるという一例です。

4. 見た目が良いから使いやすい、というわけではない

もう一つ、良くある間違いについてお話しします。
これはアプリに限った話ではありませんが、見た目が良いものに惹かれることは 経験としてよくあるかと思います。 「宣伝」や「広告」というのはまさにそれを狙ってることもありますよね。
そして「見た目が良いから良さそうな商品だ」と思って購入したら 「思ってたのと違った」「実際は使いにくかった」なんてことは良くあります。
このような「見た目の良さと使いやすさは別である」ということはよくある話なのです。

これに関して例としてよくあげられるのは「マヨネーズ」です。
キャップがついているタイプの、一般的に家庭でも良く使われる形のマヨネーズの商品です。
少し思い出していただきたいのですが、 スーパーマーケットのチラシなどでは商品の値段とともに写真が載せられていることが多いです。
その時、必ずキャップが上になっている状態ではありませんか？ お店に陳列される時もそうです。
これに対して、実際に使う時はどうでしょう？
キャップを下にした状態で置いて使った方が使いやすいですよね？

見た目を重視するならキャップを上に、使いやすさを重視するならキャップを下にしておくというように、 見た目の良さと使いやすさは必ずしも比例するわけではないのです。

これはアプリでも同じことが言えます。
見た目の良さに惹かれるところはありますが、 それは使いやすいアプリなのでしょうか？

【キャップを下にしたマヨネーズ】
広告やお店の陳列ではキャップが上になっている状態ですが、 画像のようにキャップは下に置いた方が使いやすいのです。
見た目が良いからといって使いやすいとは限らないのです。

5. 使いづらいアプリは「勉強しないと使えない」

「多機能すぎると使いづらい」「見た目が良くても使いづらいこともある」というお話をしましたが、 「勉強しないと使えないアプリ」という観点もお伝えします。

よく「使いやすい」と言われるアプリには共通点があり、 パッと画面を見た時に「どんな操作をすればどうなるのか」 を予想できるような作りになっています。
もしすぐに予想できなかったとしても、 ヘルプボタンなどでその時々で解説を確認できるようになっています。

しかし、「マニュアル」のように１から１０までの操作説明をまとめた書類があって、 それを辞書のようにして確認しながらでないと使えないアプリもあります。
このようなアプリは、使いこなせるようになるまでに使い方を勉強する必要があります。
つまり、スタッフが（アプリによっては保護者が）、アプリの使い方を勉強しなければならないのです。
あまりにも勉強量の多いアプリだと、スタッフの不満が貯まるだけでなく、 保護者から見た事業所の利便性、イメージを下げてしまうことに繋がりかねません。

6. 必要なアプリかどうかを判断するには

ここまではアプリ導入に関しての考え方や良くある間違いについてお話してきました。
では、事業所に本当に必要なアプリかどうかを判断するためにはどうすれば良いのでしょうか？
口コミやレビューを判断材料とするのも一つのやり方でしょう。 実際にアプリを導入した事業所のインタビュー記事などがあれば、それらも参考になります。
ただ前述のことを考慮すると「スタッフが実際に使ってみる」ということが一番大事です。 本格的にアプリの導入を決断する前に、お試しで使っておきたいですね。

お試しで使用できる期間は、「アプリの操作に慣れる期間」として認識されることがありますが、 それだけでなく「良いアプリなのかどうか」を判断する期間としても利用するべきです。 良いアプリなのかどうかというのは、結局のところ使ってみないとわかりません。

どれだけ「費用対効果が良い」「業務が楽になる」「他の人は使えていた」と言われても、使う人は事業所によって異なります。
性別、年齢、役職はさまざまです。
それまでどんなアプリを使ってきたか、 どれくらいのアプリを日常的に使ってきたかも違うのです。

このお試し期間というのは「慣れるまでの期間」であると同時に、「良いアプリなのかどうか」を現場スタッフ（必要であれば保護者も）が 判断するための期間という認識を持っておくと良いです。
実際にアプリを使う現場スタッフや保護者が「使いやすい」「業務効率につながった」 となれば、その事業所にとって必要なアプリだったということがわかる、 というわけなのです。

まとめ